Installationsrichtlinien
Projektablauf und Installationsrichtlinien für den Auftragggeber
Die nachstehenden Beschreibungen geben einen Überblick über den Projektablauf zur Einführung des Lagerverwaltungssystems PROLAG World. Die aufgeführten Richtlinien und Tätigkeiten sind verbindlich, soweit schriftlich nichts anderes vereinbart ist. Sie werden mit der Auftragsbestätigung wirksam. Abweichende Bestimmungen des Auftraggebers gelten nur, wenn ihnen ausdrücklich zugestimmt worden ist.
1. Allgemeines
Wir freuen uns, dass Sie sich für die Firma CIM und das Lagerverwaltungssystem PROLAG World entschieden haben. Wir werden Sie bei der Einführung mit unseren langjährigen Erfahrungen unterstützen und sichern Ihnen zu, dass die softwareseitige Bereitstellung des Systems möglichst effizient und punktgenau erfolgen wird.
Die Anforderungen an das Projektteam in Ihrem Hause werden hier beschrieben.
Im Projektverlauf werden wir zu jeder Projektphase entsprechende Aktionspläne zur Verfügung stellen, die dem Projektteam helfen können, notwendige Tätigkeiten und Aufgaben zu erkennen und durchzuführen.
Wenn Sie als Auftraggeber den internen Projektplan unter Zugrundelegung dieses Leitfadens und der Aktionspläne erstellen, haben Sie die Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche und straffe Inbetriebsetzung geschaffen.
2. Kundenprojektteam und Projektgruppen
Projektteam des Auftraggebers:
Im Projektteam des Auftraggebers müssen alle am Projekt beteiligten Abteilungen vertreten sein,
wie Logistikleiter, EDV Leiter, Lagerleitung und ggf. die Key-User für die Lagerbereiche.
Sollen weitere Personen dem Projektteam angehören, ist darauf zu achten, dass die Organisation eine effiziente Arbeitsweise zulässt. Ein Mitglied des Teams muss als Projektleiter des Auftraggebers eingesetzt werden. Die Projektleitung kennt die Abläufe und ist Anlaufstelle für den Auftragnehmer.
Projektteam des Auftragnehmers:
Beim Auftragnehmer erfolgt die Projektabarbeitung durch Projektgruppen. Dies hat mehrere Vorteile: Das Projektwissen ist auf mehrere Mitarbeiter verteilt, es reduziert damit die Abhängigkeit von einzelnen Personen, es kann aus Erfahrungen aus unterschiedlichen Projekten zurückgegriffen werden, bei Personalveränderungen bleibt das Wissen in der Projektgruppe über das Projekt vorhanden.
Projektgruppen sind in mehrere Rollen aufgeteilt: Standard-Analysten und Businessanalysten, Projektmanager und Techniker.
3. Allgemeine Mitwirkungspflicht des Auftraggebers
Die rechtzeitige und vollständige Erfüllung der Mitwirkungspflichten durch den Auftraggeber ist wesentliche Voraussetzung für die Einhaltung der Projektfristen und den erfolgreichen Abschluss des Projekts. Hierbei sind hier allgemeine Mitwirkungspflichten beschrieben, in den Projektphasen die unterschiedlichen Verantwortlichkeiten.
- Mitwirkung bei der Einführung eines WMS Systems mit Festlegung und Verwaltung der Prozessveränderungen
- Rechtzeitige Bereitstellung erforderlicher Informationen und Unterlagen
- Bereitstellung kompetenter Ansprechpartner
- Zügiges Treffen von Entscheidungen
- Bereitstellung von benötigten Lizenzen, Hardware, Verträge und Dokumentationen und Schnittstellenbeschreibungen
- Organisation der Zusammenarbeit mit den Schnittstellenpartnern
- Zügiges Melden von Störungen und Problemen an den Auftragnehmer
- Mitarbeit an der Identifizierung und Lösung von Problemen
- Teilnahme an Besprechungen
- Ausbildung des Lagerpersonals und weiterer Anwender durch geschulte Key-User.
- Test- und Inbetriebnahmeplanung
- Bereitstellung von Räumlichkeiten und Arbeitsplätzen vor Ort für die Mitarbeiter des Auftragnehmers, wie passendes Mobiliar, beheizte Räume, Verpflegung
- Abarbeitung der übermittelten Aktionspläne und Rücksendung an den Auftragnehmer zum jeweiligen Meilenstein.
Kommt der Auftraggeber seinen Mitwirkungspflichten nicht oder nicht rechtzeitig nach, verlängern sich die vereinbarten Projektfristen entsprechend. Der Auftragnehmer kann in diesem Fall nicht in Verzug geraten, sofern die Verzögerung nachweislich auf die unterlassene oder verspätete Mitwirkung des Auftraggebers zurückzuführen ist.
Etwaige Mehrkosten, die durch eine verzögerte oder fehlerhafte Mitwirkung des Auftraggeber entstehen, kann der Auftragnehmer nach Aufwand geltend machen. Dies gilt für sämtliche Projektphasen, insbesondere für Konzept-, Iterations-, Test- und Inbetriebnahmephasen.
4. EDV Anforderungen
Während der Vertriebsphase oder spätestens mit Vertragsabschluss werden die Dokumente Hardwareanforderungen und Virtualisierungsvorschlag der Server von dem Auftragnehmer an den Auftraggeber verschickt. Mit diesen Dokumenten erhält der Auftraggeber eine ausführliche Beschreibung der IT Anforderungen. Diese Dokumente sind Teil der Projektanforderungen und werden in der technischen Abstimmung besprochen.
Für Cloud-Aufträge sind die Hardwareanforderungen nicht relevant.
Datenbank:
PROLAG World wird mit der Microsoft SQL Server oder mit der Oracle Datenbank betrieben. Die Datenbankeinstellungen werden nach Durchsprache mit der IT des Auftragnehmers , sofern nicht anders im Angebot enthalten durch den Auftraggeber durchgeführt.
Der Auftraggeber ist für die korrekte Lizenzierung der Datenbank verantwortlich.
Hardware Drucker und mobile Geräte:
Die Konfiguration und die Installation der Hardware werden, sofern nicht anders im Angebot enthalten, durch den Auftraggeber durchgeführt. Voraussetzung für die Arbeit mit mobilen Geräten im Lager ist die Installation der App 'PROLAG Go' auf einem Android-Betriebssystem auf den mobilen Geräten. Diese kann aus dem App Store heruntergeladen werden.
Hardware Server:
Die Bereitstellung der Server erfolgt bei On-Premise Verträgen durch den Auftraggeber laut Virtualisierungsvorschlag. Die Servergröße wird aufgrund der Anzahl der Lagerbewegungen (User und ggf. Automatikbewegungen) ermittelt, der entsprechend dimensionierte Virtualisierungsvorschlag wird verschickt. Durch die IT des Auftragnehmers werden Serverchecks vor dem Integrationstests, vor und nach Inbetriebnahme durchgeführt. Empfehlungen der IT für Veränderungen der Serveraufteilungen, Speichererweiterungen etc. müssen für eine problemlose Einführung von PROLAG World umgesetzt werden.
Bei Cloud-Verträgen erfolgt die Bereitstellung der Server durch den Auftragnehmer im Rechenzentrum nach Virtualisierungsvorschlag.
Backup- und TRN-Sicherung:
Wird in Absprache mit dem Auftragnehmer vom Auftraggeber eingerichtet und ist für Tests und Inbetriebnahme Voraussetzung. Sollten die Tests auf einem eigenständigen Test- oder Integrationssystem durchgeführt werden, ist darauf zu achten, dass eine TRN Sicherung eingerichtet wurde.
Netzwerk:
Der Auftraggeber stellt ein funktionierendes Netzwerk laut IT Richtlinien bereit.
Wenn die beigestellten Komponenten Funktionsstörungen haben, die die Test- und Inbetriebnahmezeiten beeinflussen, kann der Auftragnehmer nicht in Verzug gesetzt werden. Bei Funktionsstörungen beigestellter Komponenten kann der Auftragnehmer Zusatzkosten geltend machen, wenn diese nachweisbar aufgetreten sind und zu Verzögerungen führen. Beigestellte Ware wird von dem Auftragnehmer sorgfältig nach Gesichtspunkten der Qualitätssicherung behandelt.
Zugriff auf das Netzwerk des Auftragnehmers
Es erfolgt kein direkter Zugriff auf das Kundennetzwerk durch den Auftragnehmer. Der Zugriff erfolgt über ein vom Auftraggeber zur Verfügung gestelltes Gastnetzwerk und dann via einer Zero-Trust Umgebung auf die gemeinsam mit dem Auftraggeber eingerichteten VPN-Verbindungen und Supportzugänge. Sollte direkter Zugriff auf die Server vom Auftraggeber nötig sein, stellt der Auftraggeber Notebooks zur Verfügung.
5. Bereitstellung von Automatikkomponenten
Fördertechnikkomponenten, automatische Palettenlager, automatische Kleinteilelager (AKL), Shuttlesysteme, AutoStore, Sorter, Waagen, Messgeräte, halbautomatische Stapler, autonome mobile Roboter, fahrerlose Transportsysteme werden mittels Schnittstelle und ggf. Materialflussrechner von PROLAG World gesteuert.
Geräte, die angesteuert werden sollen, müssen im Netzwerk eingebunden sein und mit der Bereitstellung auf Funktion getestet sein. Für Geräte, die nicht ins Netz eingebunden werden können (auf Grund von Funktion und Alter), ist die Verwendung von Print Boxen zu klären und abzusprechen.
Bei automatischen Lagern und Fördertechnik müssen vor den ersten Testterminen alle Lagerorte und Ziele mittels Handbetriebes mindestens einmal angefahren worden sein. Es muss gewährleistet sein, dass die Software des Fördertechnikherstellers, wie in der Schnittstellenbeschreibung dokumentiert, ordnungsgemäß funktioniert.
Durch die Bereitstellung von dem digitalen Zwilling des Herstellers des Automatikanbieters kann die Anzahl der Tests deutlich reduziert werden. Dies funktioniert gut, wenn der digitale Zwilling direkt mit in der Programmierung berücksichtigt wird. Ein mit der Fördertechnik standardmäßig ausgelieferter digitaler Zwilling, der nicht durch die SPS Entwicklung ständig aktualisiert wird, unterstützt die Tests zwar, reicht aber nicht aus, um die Tests vollständig zu ersetzen.
Um das Risiko einer Inbetriebnahme mit Fördertechnik und weiteren automatischen Komponenten zu minimieren und die Funktionstüchtigkeit zur Inbetriebnahme sicherzustellen, wird ein Abnahmetest der Automatikkomponenten vor dem Belastungstest durchgeführt.
Der Auftragnehmer kann nicht in Verzug gesetzt werden, wenn der Verzug dadurch bedingt ist, dass die Dokumentation der Software der Fördertechnik nicht stimmig ist oder wenn Komponenten wie Lichtschranken oder Anzeigedisplays ausfallen und der Auftragnehmer den Mangel nicht umgehen konnte. Beide Zustände können Zusatzzeiten, Zusatzprogrammierung und damit Zusatzkosten verursachen. Der Auftragnehmer haftet nicht für Verzögerungen oder Funktionsstörungen, die auf fehlerhafte oder unvollständige Dokumentationen oder Fehlfunktionen der vom Auftraggeber beigestellten Automatikkomponenten zurückzuführen sind, sofern diese Umstände vom Auftragnehmer nicht erkannt werden konnten und auch bei Anwendung der gebotenen Sorgfalt nicht erkennbar waren.
Eine Haftungsfreistellung gilt nicht, wenn der Auftragnehmer vorsätzlich oder grob fahrlässig gehandelt hat.
Bei Funktionsstörungen beigestellter Komponenten kann der Auftragnehmer Zusatzkosten geltend machen, wenn diese nachweisbar aufgetreten sind.
6. Phasen eines Projekts
6.1 Projektkonzept
Das Projektkonzept ist die Grundlage des gesamten Projekts und enthält nach Abnahme die für das Projekt geltenden Prozesse. Die Prozesslegung findet zwischen den beiden Projektteams statt. Das Wissen über die Kundenprozesse, die Ziele der Systemeinführung und die Sicherstellung, dass die Prozesse und Ziele enthalten sind und in der Organisation (mit Unterstützung der Key-User und der Lagermitarbeitenden) umgesetzt werden können, liegt beim Auftraggeber. Die Sicherstellung, dass die Prozesse in der Software enthalten sind und umgesetzt werden können liegt beim Auftragnehmer.
Der Auftragnehmer übermittelt für eine effiziente Zusammenarbeit zwischen den Parteien Aktionspläne, die die Basis für die zügige Abarbeitung zwischen den Partnern für das Projekt sind, die Verantwortlichkeiten zwischen den Partnern von allen Projektphasen beinhalten und laufend aktualisiert werden.
Für eine Umsetzung im zeitlichen Rahmen ist es notwendig, dass der Auftraggeber vor der Projektkonzeptphase die Ziele der Systemeinführung (mit Kennzahlen) und die Prozesse intern diskutiert, festgelegt hat und mit einer Vorstellung der neuen Soll-Prozesse in die Projektkonzeptphase eintritt.
Für die Prozessfestlegung ist es sinnvoll, den Blick für die Möglichkeiten der Prozesssteuerung durch die einzuführende Software PROLAG World nicht aus dem Blick zu verlieren. Prozesse sollten in ihrer Gesamtheit auf ihre Performance im durch die Software gesteuerten System betrachtet werden. Manuelle Eingriffe in die Steuerung des Systems, wie z.B. in die Prioritäten, lösen oft unbeabsichtigt Zeitbremsen aus.
6.1.1 Schnittstelle zum ERP System (Hostsystem)
Für die Anbindung des ERP Systems wird nach der Festlegung der Prozesse im Lagerverwaltungssystem der Übertragungsweg und die Definition der Schnittstelleninhalte besprochen und festgelegt. Für diese Besprechung und Festlegung wird zwingend der Softwarepartner, der für die Schnittstelle ERP System zuständig ist, benötigt. Hierbei liegt es in der Verantwortung des Auftraggebers die Gespräche und weitere Kommunikation zwischen den Schnittstellenpartnern zu organisieren. Die ausgearbeitete Definition der Schnittstelle wird als Projektbestandteil an alle Beteiligten versendet und muss vom Auftraggeber abgenommen werden.
Gleichzeitige Einführung eines ERP Systems und des Lagerverwaltungssystem (sogenannter „Big Bang“) erfordern zusätzliche Tests und Schulungen, um eine Verunsicherung der Mitarbeiter durch geänderte Prozesse und unnötiges Fehlerhandling auf Grund von zu knapp bemessenen Tests verhindern. Ein besonderes Augenmerk ist auf die Sicherstellung der Funktionstüchtigkeit der Schnittstelle mit den Rückmeldungen für die Auftragsabwicklung, Fehlteilhandling und der Rechnungstellungen zu sehen.
6.1.2 Automatikkomponenten
Shuttles:
Hier erfolgt die direkte Ansteuerung der Shuttles über die mobilen Geräte. Da jeder Shuttle Hersteller und manchmal auch pro Shuttle-Typ unterschiedliche Schnittstellen vorhanden sind, muss die Klärung der Schnittstelle durch den Auftragnehmer und Hersteller erfolgen. Vorhandene Schnittstellendokumente werden vom Auftraggeber an den AUFTRAGNEHMER übergeben. Termine werden während der Projektkonzeptphase durch den Auftraggeber nach Absprache vereinbart.
Automatische Hochregallager, Palettenlager, Automatische Kleinteilelager, Autostore:
Der Aufbau und Inhalt der Schnittstelle wird mit den Herstellern der Automatikanlage festgelegt und in einem Dokument festgehalten.
Materialflussrechner:
Dieser wird in der Regel durch Auftragnehmer gestellt — durch ein besseres Fehlerhandling und einfachere Abgrenzung der Prozesse (wer ist für was verantwortlich) ist dies in der Regel die technisch bessere Lösung.
Materialflussrechner Fremdlieferant:
Die Schnittstelle zum Materialflussrechner muss besprochen werden. Die Abgrenzung Materialflussrechner zu PROLAG World muss erfolgen. Es ist hier im Projektkonzept eine klare Aufteilung der Zuständigkeiten für Funktionen festzulegen und darauf zu achten, dass in der Aufteilung zwischen Steuerung und interner Organisation des Lagers unterschieden wird. Mischformen können die Lagerperformance erheblich beeinflussen.
Vorhandene Simulationssoftware der Automatikhersteller wird für ein besseres Testhandling genutzt.
Die CIM verfügt zusätzlich über eine eigene Simulationssoftware des Materialflussrechners, diese muss bei kundenspezifischen Schnittstellen angepasst werden.
Autostore verfügt über eine eigene, kostenpflichtige Simulationssoftware.
Meilenstein: Abnahme des Projektkonzept und bei Bedarf Beauftragung Change-Request-Angebot.
6.2 Lieferung des Basissystems
Das Aufsetzen des Servers liegt bei On-Premise Systemen beim Auftraggeber. Die Anforderungen sind unter EDV-Anforderungen beschrieben.
6.3 Grundlagenschulung
Der Angebotsumfang und damit der Lieferumfang beinhaltet die Schulungen im Key-User Konzept. Es wird dabei den Key-Usern das Grundverständnis zur Standardsoftware PROLAG World und der Lagergenerierung und Maskenhandling vermittelt. Ziel der Grundlagenschulung ist, dass der Auftraggeber die Vorgehensweise für die Lagergenerierung versteht und planen kann und die Iteration begleiten kann.
Definition Key User: Der Key User kennt die Prozesse in dem ihm zugeordneten Bereich. Key User müssen die Grundlagenschulung und Prozessschulung durchlaufen. Der Key User ist für die Schulung und Betreuung der Lagermitarbeiter in dem von ihm betreuten Lagerbereich zuständig.
Es wird das Verhältnis Key User zu Anwender von 1:5 bis 1:10 als gute Inbetriebnahme Voraussetzung gesehen.
Verantwortung vom Auftraggeber ist die Bestimmung der Key-User und Umsetzung des Key-User Konzepts im Unternehmen, sowie die Sicherstellung, dass das Wissen vermittelt wurde.
Verantwortung vom Auftragnehmer ist die Durchführung der Grundlagenschulung, Bereitstellung der Schulungsunterlagen und Schulungsübungen.
6.4 Iterationen
Die Iteration bereitet das System komplett auf die Tests und Inbetriebnahme vor, so dass diese effizient durchgeführt werden können. Jede Iteration ist als Teillieferungen des PROLAG World Systems definiert und kann je nach Vereinbarung eigenständig in Betrieb genommen werden oder als Teillieferung für die spätere, komplette Inbetriebnahme des Systems bereitgestellt werden. Je nach Größe des Systems müssen mind. 2 und maximal 5 Iterationen vorgesehen werden. Diese werden während der Projektkonzeptphase festgesetzt. Vorteil der Iterationen ist, dass der Auftraggeber deutlich früher das Teilsystem testet und abnimmt und somit das Risiko für die Projektabwicklung und die Inbetriebnahme deutlich reduziert wird.
Die Verantwortung des Auftraggebers ist hierbei, die abgebildeten Prozesse, inklusive der Schnittstellen zu prüfen und zu testen, so dass diese in der Praxis funktionieren und in Betrieb genommen werden können. Teil hiervon ist die Pflege der Daten in der Software (z.B. Stammdaten) und die Setzung von Feinkonfiguration in Abstimmung mit dem Auftragnehmer. Je früher etwaige Fehler gefunden und behoben werden, desto geringer sind deren Auswirkungen. Prozessänderungen nach der Iterationsabnahme erhöhen die Aufwände. Die Einbindung der Key-User ist hierbei zwingend erforderlich. Die Key-User sind für die Arbeitsplatzbeschreibung der betreuten Arbeitsplätze zuständig, die in der Iterationsphase erstellt werden müssen, um sicherzustellen, dass sämtliche Prozesse abgebildet sind.
Die Verantwortung des Auftragnehmers ist, dass die im Projektkonzept für diese Iteration festgelegten Prozesse konfiguriert, funktional und die Key-User daraufhin geschult sind. Feinere Konfigurationen werden während dieser Phase mit dem Auftraggeber abgestimmt.
Schnittstelle ERP System und weitere Schnittstellen:
In dieser Phase werden alle Schnittstellen, die Teil dieser Iteration sind, getestet und abgenommen. Hierbei sind die jeweiligen Schnittstellenpartner zusammenzubringen. Wenn später Fehler oder Prozessänderungen aufkommen, wird sich der Aufwand erhöhen, da die verschiedenen Partner wieder zusammengebracht werden müssen.
Die Schnittstelle zum ERP-System wird vom Schnittstellenpartner, Auftraggeber und Auftragnehmer gemeinsam getestet und ist die Basis für die erfolgreiche Auftragsabarbeitung und Rechnungsstellung des Auftraggebers.
Meilensteine 1-5: Iterationsabnahmen 1-5, wie im Projektkonzept festgelegt. Jede Iterationsabnahme gilt als abgeschlossene Teilleistung.
6.5 Hardwarefunktionstest und Servercheck:
Der Hardwarefunktionstest ist Voraussetzung, dass der Integrationstest effizient ohne Mehraufwände stattfinden kann und findet durch den Auftraggeber anhand einer Checkliste, die vom Auftragnehmer übermittelt wird, statt.
6.6 Integrationstest
Nach der oder den Iterationsphase(n) findet die Integrationstestphase statt. In dieser Phase finden die möglichst realitätsnahen Tests im Lager zuerst mit dem Projektteam, anschließend zwingend mit den Key-Usern und den Lagermitarbeitenden, die das System später bedienen, statt. Der Auftraggeber kalkuliert je nach Projekt nach der Lieferung der Software genügend Zeit ein, damit Ihre Mitarbeiter selbst konstruierte Testfälle am neuen System testen können, echte Aufträge spielerisch mit dem neuen System bearbeiten und testen, sowie Echtaufträge mit Warenbewegungen durchspielen können. Eine Inbetriebnahme kann nur gelingen, wenn alle Abläufe auch von Ihren Mitarbeitern durchgetestet worden sind.
In der Regel sind in einem Projektablauf zwei Integrationstests vorgesehen, bei großen Systemen oder Automatiksystemen sind nach Absprache weitere Integrationstests notwendig, bei kleineren Systemen oder sehr einfachen Prozessen reicht auch ein Integrationstest.
Um den Risiken für die Inbetriebnahme frühzeitig zu begegnen, findet in dieser Phase eine gemeinsame Risikobewertung statt.
Verantwortung des AUFTRAGGEBERS ist, dass die vorbereiteten Daten (Aufträge, Bestellungen, Stammdaten) der Realität entsprechen, dass die definierten Prozesse, die getestet werden, im Unternehmen funktionieren und unter annähernden Realbedingungen getestet wurden. Ferner sorgt der Auftraggeber dafür, dass die technischen Voraussetzungen für die Inbetriebnahme gesetzt wurden, die Mitarbeitenden eingebunden sind und sie die Prozessänderungen und den Teil des Systems, den sie verstehen müssen, verstehen und akzeptieren. Der Auftraggeber hat die Verantwortung im eigenen Unternehmen die Risiken für die Inbetriebnahme zu reduzieren.
Verantwortung Auftragnehmer: Die definierten Prozesse sind funktional, Fehler oder Mängel werden je nach Kategorie (Definition im Servicevertrag) zügig behoben, so dass der Projektablauf nicht gefährdet ist. Der Auftragnehmer sichert zu auftretende Probleme in der Software und ggf. in den Prozessen unverzüglich lösen zu können.
Meilenstein: Abnahme der durchgeführten Integrationstests
6.7 User Acceptance Test
Nach den abgeschlossenen Integrationstests führt der Auftraggeber den User Acceptance Test durch Dabei testen die Mitarbeiter des Auftraggebers die Software auf Basis der Arbeitsplatzbeschreibungen. Die Testabdeckung sollte 95 % erreichen. Der Auftragnehmer stellt Mitarbeiter für feste Ansprechzeiten während den Tests zur Verfügung. Die Ergebnisse werden vom Auftraggeber in einem Testprotokoll festgehalten. Die prozessuale Abnahme und die Freigabe zum Belastungstest erfolgt durch den Auftraggeber .
Mit der Abnahme des User Acceptance Tests werden keine Prozessänderungen mehr durchgeführt, es erfolgt ein System Freeze. Es werden nur noch Bugs der Kategorie I und II (laut Definition im Servicevertrag), sowie Kategorie III nach Bewertung behoben um die Risiken der Inbetriebnahme zu minimieren. Gewünschte Prozessänderungen müssen nach der Inbetriebnahme eingeplant werden. Diese werden im Rahmen eines Change Request Verfahren durchgeführt.
Verantwortung Auftraggeber : Die Prozesse werden vom Auftraggeber geprüft und abgenommen. Eine sorgfältige Durchführung des User Acceptance Tests reduziert die Risiken der Inbetriebnahme enorm.
Verantwortung Auftragnehmer: Betreuung des vom Auftraggeber durchgeführten Tests.
Meilenstein: User Acceptance Test und prozessuale Abnahme des Systems, Freigabe zum Belastungstest
6.8 Belastungstest
Der Belastungstest ist der letzte Test vor der Inbetriebnahme und soll die Inbetriebnahme simulieren und zugleich eventuell auftretende Parallelitätsprobleme, Kapazitätsprobleme und die Performance für die Inbetriebnahme aufzeigen. Der Auftragnehmer führt eine Risikobewertung vor dem Belastungstest durch, das Ergebnis wird mit dem Auftraggeber geteilt. Für diesen müssen ausreichend Daten in das System übermittelt werden, damit realistisch abgeschätzt werden kann, ob die mit der Inbetriebnahme die Ziele der Systemeinführung erreicht werden können. Damit der Belastungstest stattfinden kann, müssen alle Prozesse vorab in Integrationstests getestet worden sein. Der Belastungstest erfolgt auf dem Produktivserver und dem produktiven Datenbankserver.
Die Tests werden durch die Lagermitarbeitenden des Auftraggebers durchgeführt. Dabei soll der Tagesbedarf an Bestellungen und Aufträgen abgearbeitet werden. Hochrechnungen bei einem Testbetrieb von weniger als 2 Stunden sind nicht aussagekräftig, mindestens die Abarbeitung eines halben Arbeitstages mit normalem Lagerbetrieb ist sinnvoll.
Verantwortung Auftraggeber: Organisation und Durchführung des Belastungstests unter möglichst realitätsnahen Bedingungen, so dass anschließend vom Auftraggeber anhand der gesetzten Ziele bewertet werden kann, ob die Freigabe zur Inbetriebnahme erfolgen kann.
Verantwortung Auftragnehmer: Begleitung des Belastungstests, Behebung möglicher auftretender Mängel nach Kategorien (laut Definition im Servicevertrag).
Meilenstein: Freigabe zur Inbetriebnahme und Systemabnahme
6.9 Inbetriebnahme
Nach einem erfolgreichen und abgenommenen Belastungstests wird mit einer abschließenden Risikobewertung die Freigabe zur Inbetriebnahme seitens Auftragnehmer und seitens Auftraggeber erteilt. Die Freigabe zur Inbetriebnahme entspricht der Systemabnahme.
Der Auftraggeber hat hierbei die Verantwortung für die Inbetriebnahme des Systems, hierbei insbesondere die Überwachung der Ziele und Kennzahlen, wie geplanten Umschlagsmenge, Kommissionierleistung und der Auslieferleistung. Der Auftragnehmer hat die Verantwortung für die zuvor definierten und getesteten Funktionen des Systems.
Die notwendigen Unterstützungstage vor Ort zur Inbetriebnahme werden gemeinsam mit dem Auftragnehmer festgelegt. Die Komplexität der Prozesse und Anzahl der zu betreuenden User und Key User und die Anzahl der neuentwickelten Standardfunktionalitäten für den Auftraggeber bestimmt mit die Unterstützungszeiten durch den Auftragnehmer. Ein früher Zeitpunkt der Verantwortungsübernahme für das Projekt durch den Auftraggeber, intensive Schulungen und ein durchgeführter User Acceptance Test im Vorfeld sind die wichtigsten Faktoren, möglichst schnell mit wenig zusätzlicher Unterstützung durch den Auftragnehmer in den Alltagsbetrieb zu kommen. Je besser die Mitarbeiter geschult sind, desto reibungsloser läuft die Inbetriebnahme.
Die Erstdatenerfassung oder Erstdatenübernahme wird durch den Auftraggeber durchgeführt. Die Zeitplanung für die Erstdatenübernahme muss sicherstellen, dass die Inbetriebnahme stattfinden kann, um keinen höheren Lieferrückstand als geplant und keine zusätzlichen Aufwände zu erzeugen.
Die während der Tests durchgeführten Hochrechnung über die Geschwindigkeit bei manueller Erstdatenwarenerfassung wurden in der Planung berücksichtigt, bei bereits sichtbaren Zeitproblemen werden Lösungen gesucht, z. B. Einbindung von zusätzlichem Personal.
Die Umstellungen sämtlicher Schnittstellen und Geräte auf das Produktivsystem werden durchgeführt, und die Inbetriebnahme wird gestartet. Bestellungen und Aufträge werden nach PROLAG World übertragen und die Abarbeitung beginnt. Für die Freigabe der Kommissionierung ist es zu Beginn wichtig, die Aufträge in kleineren Mengen freizugeben, vorzuziehen ist eine gesteuerte, automatische Auftragsfreigabe. Es ist notwendig, sämtliche Prozesse umgehend zu starten, da mit Verzögerungen von einzelnen Aktionen Verschiebungen in der Abarbeitung ausgelöst werden können die zu Störungen des Warenflusses während der Inbetriebnahme führen können.
Die Mitarbeiter sind ausreichend geschult, motiviert und sind darauf vorbereitet, mit dem neuen, innovativen System und den neuen Prozessen zu arbeiten.
Der Auftraggeber muss in den ersten Wochen mit einer Auslieferverzögerung rechnen, daher sollten Kunden über die Softwareumstellung informiert sein und eventuelle Lieferverzögerungen besprochen sein.
In den ersten Inbetriebnahmetagen ist es wichtig, die Auftragsabarbeitung und die in der Projektkonzeptphase gesetzten Ziele zu überwachen, um Verzögerungen schnell zu erkennen und Maßnahmen ergreifen zu können.
Es ist wichtig, eine Inbetriebnahme so einzuplanen, dass es zu keinen vermehrten Auslagerungen auf Grund von Hochkonjunktur oder Feiertagsgeschäft kommt. Wenn arbeitsfreie Tage mit eingeplant werden, ist zu berücksichtigen, dass im Endkundengeschäft ggf. für Fenstertage erhöhte Anforderungen an die Logistik einzuplanen sind. Solche Tage sind für Inbetriebnahmen in diesem Fall nicht sinnvoll zu nutzen, da es sehr schnell zu Eskalationen kommen kann.
6.10 Projektbegleitung (Betreuung nach Inbetriebnahme)
Die Nachbetreuung erfolgt durch den Auftragnehmer, soweit notwendig und im Projektrahmen festgelegt. In den Wochen nach der Inbetriebnahme ist eine Überwachung der Kennzahlen für die Lieferqualität und -quantität notwendig.
Bei anhaltendem Lieferverzug kontaktiert der Auftraggeber zeitnah den Auftragnehmer, um Maßnahmen und ggf. Korrekturen an der Konfiguration vorzunehmen. Die Unterstützung durch den Auftragnehmer ist bei Problemen der Lieferqualität und -quantität sinnvoll, um kurz-, mittel- und langfristige Maßnahmen umzusetzen.
Die Übergabe des Kundensystems an die Support- und Bestandskundenabteilung erfolgt zu dem Zeitpunkt, ab der keine Fehler der Klasse 1 und 2 mehr auftreten. Ab diesem Moment ist der Support erster Ansprechpartner für alle Anliegen des Auftraggebers . Das Projektteam des Auftragnehmers unterstützt den Support intern.