Was muss ein Warehouse-Management-System können?
Hinter dieser Frage versteckt sich schon die erste große Hürde auf der Suche nach einem WMS, die leider oft unbemerkt bleibt. Denn diese Frage kann genauso wenig pauschal beantwortet werden wie die Frage, was ein Auto können muss. Die richtige Frage muss lauten: Was muss mein Warehouse-Management-System können? Denn es ist elementar, dass Sie zu Beginn Ihren Bedarf, Ihre Prozesse und Ihre Ziele für das Projekt definieren. Fragen Sie sich selbst, wie Ihr Status Quo aussieht, was Sie benötigen und was Sie erreichen möchten. Bei 76 Prozent aller verschoben oder abgebrochenen WMS-Projekte führte die kundenseitige Unkenntnis der eigenen Prozesse zurVerschiebung bzw. zum Abbruch.
Der erste Schritt auf dem Weg zum WMS ist daher die Erstellung eines Lastenheftes. Das Lastenheft „bezeichnet ein Dokument, in welchem ein Auftraggeber seine Anforderungen gegenüber dem Auftragnehmer festhält. Die genauen Anforderungen werden beschrieben, die der Auftraggeber an die Erreichung des Projektzieles stellt. Ebenso werden die Rahmenbedingungen dargestellt, unter denen das Projekt erfolgen soll.
Auf diese Weise werden die Forderungen des Gesamtvorhabens deutlich aufgezeichnet,um auf diese Weise ein strukturiertes Dokument zu erstellen.“9 Das Lastenheft ist also sozusagen das „Wünsch-Dir-Was“ des Auftraggebers. Wichtig dabei ist, nicht den zweiten Schritt vor dem ersten zu machen: Im Lastenheft soll nicht die Lösung beschrieben sein, sondern die Anforderungen.
Aus Erfahrungen geben wir Ihnen den Tipp, bereits bei der Erstellung des Lastenheftes alle beteiligten Abteilungen miteinzubeziehen – denn vom Management über die Lagerleitung bis hin zum Lagerarbeiter können Bedarf und Ziele deutlich voneinander abweichen. So vermeiden Sie im späteren Projektverlauf nachträgliche Anpassungen und erhöhen die Akzeptanz aller vom Projekt betroffenen Personen. Ein weiterer Tipp im Rahmen der Personalplanung: Beauftragen Sie mindestens zwei gleichberechtigte Mitarbeiter mit der Recherche bzw. Auswahl eines Anbieters, damit diese die Entscheidungen gemeinsam treffen. So umgehen Sie die Gefahr, dass persönliche Individualpräferenzen entscheiden und Sie machen die Entscheidung objektiver.
Wie definiere ich meinen Bedarf?
- Beziehen Sie alle vom Projekt betroffenen Kollegen*innen ein.
- Definieren Sie das Budget.
- Stellen Sie Ihre Prozesse, manuell oder automatisch, auf den Prüfstand.
- Unterscheiden Sie zwischen aktuellen und zukünftig gewünschten
Funktionen.
- Gewichten Sie besonders wichtige Funktionen/Anforderungen.
- Fassen Sie die Ergebnisse/Anforderungen in einem Lastenheft
zusammen.
Wie finde ich das perfekte Warehouse-Management-System?
Haben Sie Ihren Bedarf definiert und gewichtet, geht es an die Suche nach einem passenden Anbieter und einem passenden System. Neben der unbefangenen Eigenrecherche in Branchenverzeichnissen, Fachzeitschriften, in Online-Suchmaschinen und auf den Websites der Anbieter empfehlen wir Ihnen drei weitere Wege: Eine gute Möglichkeit, professionelle WMS-Anbieter zu finden, ist die Zusammenarbeit mit einem Beratungsunternehmen. In der Regel bieten diese Unterstützung von der Erstellung des Lastenheftes bis zur finalen Auswahl des Anbieters.
Vorteilhaft sind dabei das breite Netzwerk sowie das langjährige Logistik-Know-how der Berater. Beratungsleistungen sind allerdings in der Regel mit sehr hohen Honorarkosten verbunden. Als neutrale Beratungsstelle ist auch das Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik IML zu empfehlen. Eine sehr gute Möglichkeit, passende Anbieter zu finden, bietet dessen WMS-Online-Auswahl auf warehouse-logistics.de. Hier kann direkt online anhand der Anforderungen nach passenden Anbietern gesucht werden. Und nicht zuletzt empfehlen wir Ihnen, bereits vorhandene Kontakte zu nutzen.
Wie erkenne ich den richtigen Anbieter?
- Grundsätzlich gilt: Hinterfragen Sie die Ausführung des Anbieters!
- Legen Sie großen Wert auf breit gefächerte Referenzen.
- Entwickeln Sie ein Gefühl für den Anbieter und seine Mitarbeiter/innen.
- Verfügt der Anbieter über tiefes logistisches Know-how?
- Sind die Angaben authentisch und fundiert?
- Ja-Sager sollten Sie stutzig machen.
- Sie sollten in jeder Phase das Gefühl haben, gut aufgehoben zu sein.
- Beauftragen Sie zwei Mitarbeiter mit der Suche nach einem WMS,
das macht die Entscheidung objektiver.
Weiterführend geben wir Ihnen den Tipp, sich Referenzen und Installationen nicht nur anzusehen, sondern die Angaben und Zahlen kritisch zu hinterfragen. Teils liest man auf Websites von Anbietern widersprüchliche oder geschönte Zahlen. Negativbeispiel ist ein WMS-Anbieter, der auf seiner Website mit 1.100 Installationen in 30 Jahren wirbt, also 36 Installationen im Jahr bzw. 3 pro Monat. Eine Zahl, die bei einer durchschnittlichen Projektdauer von 12 Monaten bei manuellen bzw. 18 Monaten bei automatischen Lagern mehr als utopisch scheint.
Achten Sie bei den Referenzen auch darauf, dass die Anbieter keinen engen Fokus haben, sondern über alle Branchen breit gestreute Referenzen aufweisen können. So umgehen Sie die Gefahr, dass Anbieter und Software schnell an ihre Grenzen stoßen. Branchenübergreifende Referenzen bedeuten auch breit gefächertes Know-how, auf verschiedenste Anforderungen anpassbare Prozesse und eine solide wirtschaftliche Basis des Anbieters. Denn breit aufgestellte Unternehmen sind deutlich weniger anfällig für Krisen einzelner Branchen.
Wie erkenne ich das passende System?
- Grundsätzlich gilt: Hinterfragen Sie die Funktionen des Systems!
- Definieren Sie Ihre Anforderungen im Lastenheft.
- Beziehen Sie alle vom Projekt Betroffenen mit ein.
- Gewinnen Sie einen Eindruck vom Look & Feel des Systems.
- Erscheint die Bedienung des Systems Ihrer Meinung nach
alltagstauglich?
- Sind Ihre Anforderungen im Standard abbildbar bzw. zu welchem
Prozentsatz sind Ihre Anforderungen im Standard abbildbar?
- Können vorbereitete Use Cases mit Referenzen untermauert werden?
- Vereinbaren Sie Referenzbesuche.
- Sind Prozesse im System darstellbar: Werden Prozesse im System
gezeigt oder rein im Gespräch mittels Präsentationen, wie z. B.
PowerPoint, dargestellt?
- Sind Prozesse gut und verständlich dokumentiert und erklärt?
FAZIT: Das perfekte Warehouse-Management-System gibt es nicht?
Sowohl die am Markt verfügbaren Systeme als auch die variierenden Anforderungen der suchenden Unternehmen sind zu komplex. Wohl gibt es aber das WMS, das perfekt zu Ihnen und Ihren Prozessen passt. Welches dies ist, gilt es im Rahmen der WMS-Auswahl herauszufinden.
Dabei gibt es einige grundsätzliche Dinge zu beachten: Finden Sie zunächst heraus, was Sie benötigen und wie sich Ihre Prozesse darstellen. Erst, wenn Sie sich selbst, Ihren Bedarf und Ihre Anforderungen kennen, können Sie die verschiedenen WMS-Anbieter mit diesen konfrontieren.
Achten Sie bei der Auswahl einer Software auf ein flexibles, hoch standardisiertes System mit einem breiten Funktionsumfang. Können Ihre Prozesse im Standard abgebildet werden, sind die Skalierbarkeit und die Releasefähigkeit gegeben? Ihre Prozesse sind so nicht nur heute, sondern auch in Zukunft sicher und auf dem aktuellsten Stand.
Das komplette Whitepaper zu diesem Thema finden Sie unter: https://bit.ly/3uZc3ns
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