De steekproefinventarisatie in PROLAG®World maakt gebruik van het feit dat vaak 5 procent van de voorraad goed is voor 70 tot 80 procent van de waarde van de goederen in het magazijn. Wij raden u aan een volledige inventarisatie te blijven opmaken van zeer waardevolle artikelen, zoals luxeartikelen. Voor alle andere artikelen kan gebruik worden gemaakt van steekproefinventarisatie. Dit gebeurt op basis van steekproeven in het magazijn. Deze steekproeven worden in PROLAG®World volgens een wiskundige, sequentiële methode in afzonderlijke, van elkaar onafhankelijke, reeksen bepaald en geëvalueerd. Als na een bepaald aantal inventarisatiereeksen te veel onnauwkeurigheden optreden, moeten alsnog alle artikelen in het magazijn worden geïnventariseerd.
Inventarisatievereenvoudigingsprocedures zoals de sequentiële inventarisatie zijn volgens § 241 HGB mogelijk onder de volgende voorwaarden:
- De procedure moet in overeenstemming zijn met de beginselen van een goede boekhouding.
- De inventarisatie van de goederen kan ook naar soort, hoeveelheid en waarde worden bepaald met behulp van erkende mathematisch-statistische methoden op basis van steekproeven.
- De informatieve waarde van de aldus opgestelde inventaris moet gelijkwaardig zijn aan de informatieve waarde van een inventaris die is opgesteld aan de hand van een feitelijke inventarisatie.
Aan alle drie eisen wordt voldaan door de digitale documentatie in PROLAG®World history en door het gebruik van de erkende, mathematische, sequentiële procedure met de PROLAG®World sequentiële inventarisatie. Het resultaat is dus een door de auditor goedgekeurde, vereenvoudigde en middelenbesparende inventarisatie als bewijs van correct voorraadbeheer in uw magazijn.
Voorbeeld uit de praktijk:
In een magazijn werd een sequentiële test gedaan voor artikelen met een waarde tussen 1 € en 10.000 €. Het waardebereik bepaalt de steekproefgrootte, omdat alle artikelen binnen het waardebereik die momenteel in voorraad zijn, voor de test in aanmerking worden genomen. De sequentiële test werkt met verschillende doorgangen. De resultaten van elke doorgang roepen een specifieke reactie op: in de eerste ronde werden 24 verschillende artikelen willekeurig uit het totaal genomen en werd de inventaris geteld. Aangezien alles correct werd geteld, wordt aangenomen dat het voorraadniveau juist is. Indien tijdens de telling te veel fouten waren opgetreden, zou PROLAG®World een nieuwe inventarisatiereeks met een grotere steekproefgrootte zijn gestart.
