Wat moet een warehouse management systeem kunnen?
Achter deze vraag gaat al de eerste grote horde schuil, die helaas vaak onopgemerkt blijft, wanneer men op zoek gaat naar een WMS. Want deze vraag kan net zo min algemeen worden beantwoord als de vraag wat een auto moet kunnen. De juiste vraag moet zijn: wat moet mijn warehouse management systeem kunnen? Want het is van groot belang dat u eerst uw behoeften, processen en doelstellingen voor het project definieert. Stel uzelf de vraag hoe uw status quo eruit ziet, wat u nodig heeft en wat u wilt bereiken. Bij 76% van alle uitgestelde of afgebroken WMS-projecten leidde het gebrek aan kennis van de klant over de eigen processen tot uitstel of annulering.
De eerste stap op weg naar een WMS is daarom het creëren van een programma van eisen. Hierin worden de precieze eisen beschreven die u stelt aan uw WMS-leverancier. Ook worden de algemene voorwaarden van het project aangegeven. Het programma van eisen is eigenlijk een soort verlanglijstje van de klant.
Uit ervaring geven wij u de tip om al bij het opstellen van het programma van eisen alle relevante afdelingen te betrekken, want de behoeften en doelstellingen kunnen van management tot magazijnchef tot medewerkers in het magazijn aanzienlijk verschillen. Zo voorkomt u dat er in het projectverloop later nog zaken aangepast moeten worden en u verhoogt de kans op acceptatie van alle mensen die bij het project betrokken zijn. Een andere tip in dit kader: probeer minstens twee gelijkwaardige medewerkers te belasten met de selectie van een WMS-aanbieder, zodat ze gezamenlijk beslissingen kunnen nemen. Zo voorkomt u dat persoonlijke voorkeuren doorslaggevend zijn en maakt u de beslissing objectiever.
Hoe definieer ik mijn eisen?
- Stel een projectgroep samen met alle medewerkers die bij het project betrokken zijn
- Definieer uw budget
- Stel uw handmatige en automatische processen op de proef
- Maak een onderscheid tussen functies die u nu nodig heeft en toekomstig gewenste functies
- Geef prioriteit aan extra belangrijke functies/eisen
- Vat de resultaten/vereisten samen in een programma van eisen
Hoe vind ik het perfecte WMS?
Zodra u uw eisen heeft gedefinieerd en de juiste prioriteiten heeft gesteld, kunt u op zoek gaan naar een geschikte leverancier en een passend systeem. Naast uw eigen onderzoek in bedrijvengidsen, vaktijdschriften, online zoekmachines en websites van aanbieders, kunnen wij de volgende methodes aanbevelen:
Allereerst kunt u een consultancy bedrijf in de hand nemen, dat gespecialiseerd is in het vinden van WMS-leveranciers. Meestal begeleiden zij u vanaf het samenstellen van het programma van eisen tot aan de definitieve selectie van de leverancier. Pluspunten daarbij zijn het brede netwerk en de jarenlange logistieke know-how van de consultants. Adviesdiensten zijn echter meestal behoorlijk duur.
Als neutrale consultant is ook het Fraunhofer Instituut voor materiaalstroom en logistiek IML aan te bevelen. Een uitstekende manier om geschikte leveranciers te vinden is de online WMS-selectietool van het Fraunhofer Instituut. Voer uw wensen in en selecteer online de passende WMS-leveranciers.
Hoe vind ik de passende leverancier?
- Kijk altijd kritisch naar wat de leverancier zegt te bieden.
- Zorg ervoor dat de referenties een breed scala van sectoren bestrijken.
- Ontwikkel een gevoel voor hoe het bedrijf werkt.
- Beschikt de leverancier over een grondige logistieke expertise?
- Is de informatie authentiek en gefundeerd?
- Pas op voor iemand die te veel belooft.
- U zou in elke fase het gevoel moeten hebben dat u in goede handen bent.
- Geef twee medewerkers de opdracht om te zoeken naar een WMS. Dat maakt de beslissing objectiever (vier ogen-principe)
Het is ook van belang om u niet te laten verblinden door referenties van klanten en het aantal installaties, maar ook kritisch te kijken naar de feiten en cijfers. Soms zijn de cijfers op websites van aanbieders tegenstrijdig of mooier gemaakt dan ze zijn. Een voorbeeld hiervan is een WMS-leverancier die op zijn website beweert 1.100 installaties in 30 jaar gerealiseerd te hebben, d.w.z. 36 installaties per jaar en 3 per maand. Een getal dat bij een gemiddelde projectduur van 12 maanden bij handmatige opslag of 18 maanden bij automatische opslag toch zeer utopisch lijkt te zijn.
Zorg ervoor dat de aanbieders niet één bepaalde focus hebben, maar referenties kunnen verstrekken uit een breed scala van bedrijfstakken. Zo loopt u niet het risico dat leveranciers en software snel hun grenzen bereiken. Referenties uit een breed scala aan sectoren duiden ook op een brede know-how, op processen die aan de meest uiteenlopende eisen kunnen worden aangepast en op een solide economische basis van de leverancier. Bovendien zijn bedrijven met een brede scope duidelijk minder kwetsbaar voor sectorale crises.
Hoe vind ik het passende systeem?
- Kijk altijd kritisch naar de systeemfunctionaliteit!
- Definieer uw eisen in het programma van eisen.
- Stel een projectgroep samen met alle medewerkers die bij het project betrokken zijn.
- Zorg ervoor dat u een indruk krijgt van de look & feel van het systeem.
- Is het systeem geschikt voor dagelijks gebruik?
- Welk percentage van uw eisen is in het standaard systeem weer te geven?
- Kunnen use cases onderbouwd worden met referenties?
- Maak afspraken voor referentiebezoeken.
- Heeft u een live demonstratie van het systeem gezien of slechts een paar PowerPoint slides?
- Zijn processen goed en begrijpelijk gedocumenteerd en uitgelegd?
Conclusie: het perfecte WMS bestaat niet
De complexiteit van de op de markt verkrijgbare systemen en de enorme verscheidenheid aan eisen van bedrijven die op zoek zijn naar een WMS, maken het onmogelijk om een perfect WMS te definiëren.
Maar er is wel een WMS dat precies bij ú en úw processen past. Welk systeem dit is, moet tijdens het WMS-selectieproces worden bepaald. Bepaal eerst wat u nodig heeft en hoe uw processen weergegeven moeten worden. Pas als u uw bedrijf kent en uw wensen en eisen in kaart heeft gebracht, kunt u daarmee naar een WMS-aanbieder stappen.
Let bij het uitkiezen van software op een flexibel, sterk gestandaardiseerd systeem met een breed scala aan functionaliteiten Als uw processen in de standaard kunnen worden weergegeven, zijn ze ook schaalbaar en geschikt om upgrades uit te voeren. Uw processen zijn op die manier niet alleen vandaag, maar ook in de toekomst veilig en up-to-date.
Wij hopen dat onze ervaring en aanbevelingen u zullen helpen bij uw zoektocht naar een warehouse management systeem.
Het complete whitepaper over dit onderwerp vindt u hier: https://bit.ly/3pbiMXN
Heeft u nog vragen? Onze experst adviseren u graag:
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. of tel. +31 70 450 00 20
