De warehouse management software PROLAG World verzorgt de continue stroom van medische benodigdheden voor Hamad Medical Corporation (HMC), de grootste zorgverlener in Doha, Qatar. Met negen gespecialiseerde klinieken, drie algemene ziekenhuizen en vele aanvullende diensten is HMC een van de belangrijkste aanbieders van gezondheidszorg in het Midden-Oosten. PROLAG World beheert de distributie van farmaceutische producten in het nieuw gebouwde Medical Distribution Center in Doha.
Toen algemeen directeur van CIM, Fritz Mayr, het nieuws kreeg dat Hamad Medical Corporation voor de intralogistieke organisatie van het nieuw gebouwde Distribution Center had gekozen voor CIM en daarmee voor het warehouse management systeem PROLAG World, verwachtte hij niet dat het project daadwerkelijk door zou gaan. Het was ook niet direct vanzelfsprekend dat de samenwerking tot stand zou komen. De locatie van HMC is immers niet naast de deur bij CIM, maar ver weg in Doha, Qatar.
De directeur, die zelf het verkoopcontact met HMC afsloot, was al in een vroeg stadium enthousiast over het project. "We zijn internationaal goed vertegenwoordigd, maar in de Arabische regio hebben we tot nu toe nog geen magazijn aangestuurd," aldus Mayr. "Daarom was HMC eigenlijk een enorme kans."
Hamad Medical Corporation is een van de grootste zorgaanbieders op het Arabische schiereiland en daarbuiten. Het bedrijf beheert meer dan twaalf ziekenhuizen, en de eisen aan intralogistiek zijn evenredig hoog. Om ook in de toekomst aan deze eisen te kunnen voldoen is een nieuw distributiecentrum gepland en gebouwd. "Dit is echt een prestigeproject, moet ik zeggen," aldus Fritz Mayr over de omvang van het nieuw gebouwde logistieke centrum in Doha.
PROLAG World afgestemd op de farmaceutische branche
Thomas Rolli, verantwoordelijk voor het projectmanagement bij CIM, knikt bevestigend. "Concreet regelt PROLAG World de picking van kleine onderdelen in het warehouse", aldus Rolli. Het toepassingsgebied van de farmaceutische sector was al in PROLAG World voorzien, waardoor de configuratie van het systeem zonder bijzonderheden verliep. Voor HMC is dit een van de belangrijkste eigenschappen van de software. „Het WMS maakt een veel betere controle over de workflow mogelijk, waardoor heel veel verschillende medische en farmaceutische producten kunnen worden beheerd”, vervolgt Alexander Guthrie, Assistant Head of Supply Chain, Warehouse and Distribution bij HMC. PROLAG World Health Care is zo ontwikkeld dat er lange tijd gekeken is naar de gebruikelijke bedrijfsprocessen en vereisten voor uitnamestrategieën in medische logistieke bedrijven. „Het gaat daarij vaak om steriele voorwerpen die een speciale behandeling vereisen,” legt Thomas Rolli uit. "Voor de farmaceutische artikelen is bijvoorbeeld een controlestation geïmplementeerd, waar de reeds gepickte artikelen opnieuw worden gecontroleerd. Maar dit is geen probleem voor PROLAG World, omdat deze processen in de standaard zijn geïntegreerd.”
Orderpicken met Pick-by-Light
De uitdaging qua technische uitvoering was dat CIM in de eerste plaats alleen verantwoordelijk is voor uitname en picken. „Dat is als rijden met de handrem erop,” glimlacht Rolli. "Inventaris en opslag zijn in eerste instantie niet ons terrein. Het proces in het magazijn is ongeveer als volgt: de gevraagde goederen worden door PROLAG World naar de respectievelijke stations gestuurd, waar de order vervolgens wordt gepickt."
Het picken zelf werkt op basis van de modernste magazijntechnologie. In het HMC Distribution Center worden zowel handscanners als een pick-by-light systeem gebruikt om de orderpickers te ondersteunen. "We hebben hier extra voorzieningen geïnstalleerd om snelle noodoperaties mogelijk te maken zonder gebruik van het pick-by-light-systeem", legt de CIM-projectmanager uit, die dit concept zelf heeft ontwikkeld. PROLAG World controleert het aantal containers op de betreffende stations in realtime en zorgt als het nodig is voor een wachtrij om opstoppingen te voorkomen. "Het bijzondere is nu dat PROLAG World als magazijnbeheersysteem eigenlijk gebruikmaakt van bestaande voorraad. In dit specifieke geval moeten de goederen virtueel gecreëerd worden als ze gereserveerd zijn voor picken," voegt Rolli toe.
Beperkt systeemgebruik als uitdaging
Voor PROLAG Word was dit geen belemmering, omdat juiste deze functie – het virtueel creëren van goederen – vanaf het begin voor speciale gevallen is voorzien. "Toch is het moeilijker wanneer de uitzondering plotseling normaal wordt," legt Rolli uit. "Natuurlijk moesten we mogelijke randeffecten uitsluiten."
Om deze randeffecten te verhelpen, heeft het CIM-team het hele systeem ter plaatse doorgelicht. Voor de projectmanager was de enorme testdiscipline van de klant een aangename verrassing. „Ze weten er daar echt veel van. Bovendien heeft HMC een goed doordacht testconcept, dat onze strategie prachtig heeft aangevuld." Thomas Rolli was persoonlijk zo overtuigd, dat hij ook voor zijn verdere projecten enkele tests van het logistieke team van HMC zou willen overnemen. „De User Acceptance Test is de perfecte aanvulling op onze eigen testprocedures. We willen deze nu ook bij verschillende andere projecten van CIM introduceren,” legt hij uit, zichtbaar onder de indruk van het concept van de klant.
Meer efficiëntie en effectiviteit
HMC is intussen zeer tevreden over de prestaties van PROLAG World, verzekeren HMC projectmanager Abhishek Sabharwal en zijn collega Alexander Guthrie ons desgevraagd. Zo zijn de procedures effectiever en efficiënter. „De samenwerking stelde ons in staat om zelfs extra verbeteringen aan te brengen,” aldus Guthrie. Hieruit kon HMC dus ook zijn vruchten plukken. "Het CIM-projectteam was gedurende het hele project lange tijd ter plaatse, waardoor we gemakkelijk konden communiceren", besluit Abhishek Sabharwal.” Volgens de projectleider van HMC zijn vooral de professionaliteit en de competentie van CIM hem positief bijgebleven.
Voor het CIM-team betekent de samenwerking met Hamad Medical Corporation opnieuw een succesvolle toepassing van haar oplossing voor de farmaceutische sector.
