Was ist das und wozu die Lagergeldabrechnung benötigt?
Die Lagergeldabrechnung ist eine Form der Leistungsabrechnung, die zum Einsatz kommt, wenn Logistikdienstleistungen, die für Kunden erbracht werden, abgerechnet werden sollen.
In einem Warehouse-Management-System (WMS) ist diese Funktion normalerweise standardmäßig als Modul enthalten.
Da die Lagerfläche in der Regel von mehreren Kunden gemietet wird, ist es wichtig, dass die Lagergeldabrechnung separat je Kunde/Eigentümer sowie für diverse Zeiträume erfolgt und bestenfalls automatisiert ausgelöst wird. Je nachdem, ob zu den Lagerkosten noch Zusatz-Services (Value-Added-Services) erbracht wurden, müssen auch diese bei der Abrechnung berücksichtigt werden.
Die Erfolgs-Komponenten einer Lagergeldabrechnung
Bei der Lagergeldabrechnung sollten verschiedene Abrechnungsarten abgerechnet werden können: Lagerkosten, Lagerbewegungen, Versicherungsgebühren und Zusatz-Services oder Value-Added-Services. Es sollte eine spezifische Bepreisung für Lagerbereiche, Lagerhilfsmittel, Artikel und Artikelgruppen stattfinden.
Auch solche Dienstleistungen und Leistungen von Kunden sollten berechnet werden, die nicht Eigentümer der Ware sind, sondern lediglich bei Ein- oder Auslagerung Leistungen entgegen nehmen. Dies könnten beispielsweise eine gesondert notwendige Reinigung oder eine Aufbereitung von Waren sein.
Die eingesetzte Software, die die Lagergeldabrechnung übernimmt, sollte darauf achten, dass eigene, definierte Rechnungsgruppen abrechenbar sind, sowie die eigenen Buchhaltungskonten berücksichtigt werden. Dies kann dann notwendig sein, wenn Bereiche aufgrund unterschiedlicher Verantwortlichkeiten in verschiedene Kostenstellen aufgeteilt oder Teilprozesse an interne und externe Dienstleister ausgelagert sind.
Was sollte eine gute Software beinhalten, die Ihre Lagergeldabrechnung macht?
- Lagergeldabrechnung nach Bewegung: Die Lagerbewegungen und die belegten Lagerplätze werden hier über einen bestimmten Zeitraum abgerechnet.
- Lagergeldabrechnung nach Lagerplatz: Die Berechnung erfolgt nur anhand der wirklich belegten Stellplätze. Dabei werden die freien Tage von der gesamten Lagerzeit abgezogen
- Lagergeldabrechnung nach Serviceleistungen/Value-Added-Services: Verschiedenartige Serviceleistungen wie Wareneingangsinventur, Probenziehen oder Preisauszeichnung können dem Mandanten mit dem Lagergeld in Rechnung gestellt werden. Es ist möglich, für einzelne Serviceleistungen Kosten vorzudefinieren. Es können auch pro erbrachter Serviceleistung individuelle Kosten angegeben werden.
- Lagergeldabrechnung nach Lagergeldkosten: Für einzelne Lageraktionen sind Beträge hinterlegt (Einlagerung, Auslagerung, Umlagerung, Inventur). Die Software errechnet die anfallenden Gebühren für die erledigten Aktionen pro Tag, Gewicht oder Volumen. Diese Lagerkosten können nach verschiedenen definierten Kriterien abgerechnet werden. Beispiel: Einlagerung wird berechnet, Auslagerung nicht; Einlagertag berechnet, Auslagertag nicht; Kühllager ist teurer als Normaltemperatur. Mit einem Lagergeldfaktor können die über die Lagergeldkosten entstandenen Beträge multipliziert werden. Mit Faktoränderungen kann eine Staffelung der Gebühren für die Lagerplätze ermöglicht werden. Eine Lagergeldpauschale zu erheben, wenn die jeweiligen Lageraktionen oder Lagerungen unter einem eingestellten Schwellenwert liegen, kann eine gute Möglichkeit sein, Abrechnungen flexibel vorzunehmen.
Die Rechnung wird dann direkt vom Warehouse Management System (WMS) ausgegeben oder an das Warenwirtschaftssystem (falls per Schnittstelle angebunden) übermittelt. Zu den übermittelten Positionen zählen die Mandantendaten sowie alle Bewegungen, Faktoren und Pauschalen. Die Ausgabe der Rechnung erfolgt mit Mehrwertsteuersatz und Steuernummer, die aus dem Mandantenstamm bezogen werden. Die Rechnung ist mehrsprachig printfähig. Im WMS sollten die Texte veränderbar sein.
Zusammenfassend: Eine gute und ausführliche Lagergeldabrechnung enthält folgende Komponenten in puncto Abrechnung und Rechungsstellung:
Abrechnung
- Nach Bewegung
- Nach Stellplatz
- Nach Serviceleistungen
- Nach Lagergeldkosten
Rechnung
- Ausgabe vom WMS oder Übermittlung an das Warenwirtschaftssystem
- Ausgabe der Rechnung mit Mehrwertsteuersatz und Steuernummer (je nach eingesetztem Land)
- Zugriff von WMS auf Mandantenstamm für Rechnungsdaten
- Rechnung mehrsprachig printfähig
- Texte der Rechnung sollten änderbar sein
