Wie treffe ich die richtige WMS-Auswahl für mein Unternehmen?

Wir möchten Sie mit diesem Leitfaden dabei unterstützen und Ihnen einige praktische Tipps an die Hand geben,worauf Sie bei der Suche nach einem Warehouse Management System achten sollten.

Die meisten Unternehmen stellen sich zu Beginn der WMS-Auswahl die Frage: Was muss ein Warehouse Management System eigentlich alles können? Häufig läuft das Auswahlverfahren dann aber in eine völlig falsche Richtung. Die zentrale Frage lautet nämlich vielmehr: Was muss mein Warehouse Management System können?

Genau dieser Perspektivenwechsel entscheidet über den Erfolg oder das Scheitern der Einführung einer WMS. Wer zunächst die eigenen Anforderungen definiert und erst danach verschiedene Anbieter vergleicht, schafft die Basis für eine langfristig passende Lösung.

Das Wichtigste im Überblick:

• Am Anfang einer jeden WMS-Auswahl sollte eine gründliche Analyse der eigenen Prozesse, Ziele und Anforderungen stehen.
• Entscheidend ist nicht die Anzahl der Funktionen, sondern wie gut der Standard des Systems Ihre Lagerprozesse unterstützt.
• Berücksichtigen Sie neben den aktuellen Anforderungen auch Themen wie Integration, Skalierbarkeit und Investitionssicherheit.

 Was muss mein Warehouse Management System können?

Bevor Sie bei der WMS-Auswahl verschiedene Anbieter vergleichen, sollten Sie Ihren eigenen Bedarf genau kennen: Analysieren Sie dazu Ihre bestehenden Prozesse, definieren Sie klare Ziele und überlegen Sie, welche Anforderungen Ihr zukünftiges Warehouse Management System erfüllen muss. 

Dieser Schritt wird häufig unterschätzt. Dabei zeigt eine Untersuchung, dass bei 76 Prozent aller verschobenen oder abgebrochenen WMS-Projekte unzureichende Kenntnisse der eigenen Prozesse auf Kundenseite eine wesentliche Ursache waren. Denn wer seine Abläufe nicht kennt, kann auch keine passende Software für seine Bedürfnisse auswählen. 

Ihr Startschuss zur WMS-Auswahl: Erstellen Sie ein Lastenheft

Am Anfang der WMS-Auswahl steht die Erstellung eines Lastenheftes. Es beschreibt sämtliche Anforderungen an das zukünftige System sowie die Rahmenbedingungen des Projekts. 

Man kann es auch als das „Wünsch-Dir-Was" des Auftraggebers verstehen: Nicht die spätere Lösung steht im Mittelpunkt, sondern die Anforderungen, die das Warehouse Management System erfüllen soll. Aus Erfahrung raten wir Ihnen, bereits in dieser Phase alle betroffenen Bereiche einzubeziehen. 

Denn Geschäftsführung, IT, Logistikleitung und Lagerpersonal betrachten Prozesse aus unterschiedlichen Perspektiven und bringen oft sehr unterschiedliche Ziele und Bedarfe ein. So vermeiden Sie nachträgliche Anpassungen im späteren Projektverlauf und erhöhen die Akzeptanz bei den vom Projekt betroffenen Personen. 

Wie definiere ich meinen Bedarf?

• Beziehen Sie alle vom Projekt betroffenen Kollegen*innen ein.
• Definieren Sie das Budget.
• Stellen Sie Ihre Prozesse – ob manuell oder automatisch – auf den Prüfstand.
• Unterscheiden Sie zwischen aktuellen und zukünftig gewünschten
  Funktionen.
• Gewichten Sie besonders wichtige Funktionen/Anforderungen.
• Fassen Sie die Ergebnisse/Anforderungen in einem Lastenheft
  zusammen.

Welche Anforderungen an ein Lagerverwaltungssystem sind essentiell?

Ein Lastenheft ist nur so gut wie die Anforderungen an das Lagerverwaltungssystem, die darin beschrieben werden. Deshalb lohnt es sich, diese systematisch zu strukturieren. Neben den eigentlichen Lagerprozessen spielen für eine gute WMS-Auswahl insbesondere Schnittstellen, technische Rahmenbedingungen und zukünftige Entwicklungen eine wichtige Rolle.

Stellen Sie sich deshalb frühzeitig Fragen wie: Welche Prozesse müssen vollständig digital unterstützt werden? Welche ERP-, Versand- oder Automatisierungssysteme müssen angebunden werden? Soll das Warehouse Management System mobil nutzbar sein oder Scanner, Staplerterminals und weitere Hardware integrieren?

Kategorien, die in keinem Anforderungsprofil fehlen sollten:

• Lagerstrategien wie FIFO oder FEFO
• Chargen- und Seriennummernverwaltung
• Anbindung von ERP-Systemen, Versandsoftware und Lagertechnik
• Skalierbarkeit bei steigendem Auftragsvolumen
• Cloud- oder On-Premise-Betrieb
• Datenschutz und DSGVO-Konformität
• Erweiterbarkeit für zukünftige Anforderungen

Effiziente Lagerlogistik beginnt mit der richtigen Strategie: Wer Themen wie WMS-Integration, Skalierbarkeit und Investitionssicherheit bereits bei der WMS-Auswahl berücksichtigt, vermeidet kostspielige Nachrüstungen und Insellösungen. Stattdessen schaffen Sie die Grundlage für eine langfristig integrierte Systemlandschaft.

Welche Lagersysteme gibt es?

Bevor Sie für die WMS-Auswahl Anbieter miteinander vergleichen, lohnt sich ein Blick auf die grundsätzlichen Systemvarianten.

Während eine eigenständige spezialisierte Lagerverwaltungssoftware einen besonders großen Funktionsumfang für komplexe Lagerprozesse bietet und sich flexibel an individuelle Anforderungen anpassen lässt, punkten Lagermodule innerhalb einer ERP-Suite mit einer nahtlosen Unternehmensintegration. Welche Lösung für Ihr Unternehmen sinnvoller ist, hängt von der Komplexität Ihrer Lagerprozesse und der bestehenden IT-Landschaft ab.

Darüber hinaus unterscheidet man bei der Frage “Welche Lagersysteme gibt es?” nach dem Betriebsmodell. Cloud-Lösungen ermöglichen hier einen schnellen Einstieg, flexible Skalierung und einen geringeren Aufwand für den Betrieb. On-Premise-Systeme bieten dagegen maximale Kontrolle über Infrastruktur und Daten und werden häufig gewählt, wenn unternehmensspezifische Sicherheits- oder Compliance-Anforderungen bestehen.

Ebenso wichtig ist die Entscheidung “Standardsoftware oder Individuallösung”. Moderne Warehouse Management Systeme setzen heute häufig auf einen hohen Standardisierungsgrad, der sich gezielt an individuelle Prozesse anpassen lässt. So bleiben Unternehmen releasefähig, reduzieren den Wartungsaufwand und schaffen eine zukunftssichere Grundlage für wachsende Anforderungen.

Wie erkenne ich den richtigen Anbieter? 

Ist in puncto Lagerverwaltungssystem die Auswahl getroffen, gilt es, einen passenden Anbieter zu finden. Für den Projekterfolg sind nicht nur die Funktionen des Systems entscheidend, sondern ebenso die Erfahrung und Arbeitsweise des Unternehmens. 

Berücksichtigen Sie bei der Anbieterwahl insbesondere folgende Punkte: 

• Legen Sie für ein breit gefächertes Know-how großen Wert auf branchenübergreifende Referenzen.
• Entwickeln Sie ein Gefühl für den Anbieter und seine Mitarbeiter*innen.
• Verfügt der Anbieter über tiefes logistisches Know-how?
• Sind die Angaben authentisch und fundiert?
• Sie sollten in jeder Phase das Gefühl haben, gut aufgehoben zu sein.
• Beauftragen Sie zwei Mitarbeiter mit der Suche nach einem WMS.
  Das macht die Entscheidung objektiver.

Unser Tipp: Wenn Sie Referenzen und Installationen von Anbietern ansehen, sollten Sie die Angaben und Zahlen unbedingt kritisch hinterfragen. Teils liest man auf Websites von Anbietern sehr widersprüchliche oder geschönte Zahlen. 

Ein echtes Negativbeispiel ist ein WMS-Anbieter, der auf seiner Website mit 1.100 Installationen in 30 Jahren wirbt. Also mit 36 Installationen im Jahr bzw. 3 pro Monat. Das ist eine Zahl, die bei einer durchschnittlichen Projektdauer von 12 Monaten bei manuellen bzw. 18 Monaten bei automatischen Lagern mehr als utopisch scheint.

Wie erkenne ich das passende System?

• Gewinnen Sie einen Eindruck vom Look & Feel des Systems.
• Erscheint die Bedienung des WMS-Systems Ihrer Meinung nach
  alltagstauglich?
• Sind Ihre Anforderungen im Standard abbildbar bzw. zu welchem
  Prozentsatz sind Ihre Anforderungen im Standard abbildbar?
• Können vorbereitete Use Cases mit Referenzen untermauert werden?
• Vereinbaren Sie Referenzbesuche.
• Sind Prozesse im System darstellbar: Werden Prozesse im System
  gezeigt oder rein im Gespräch mittels Präsentationen, wie z. B.
  PowerPoint, dargestellt?
• Sind Prozesse gut und verständlich dokumentiert und erklärt?

Ihre Checkliste für die WMS Auswahl

Wir haben die wichtigsten Kriterien aus der Anbieter- und Systembewertung für Sie in dieser kompakten Checkliste zusammengefasst. Nutzen Sie diese Vorlage auch gerne für interne Abstimmungen zwischen Geschäftsführung, IT und Logistik:

• Sind Bedarf und Prozesse vollständig im Lastenheft dokumentiert?
• Sind mindestens zwei Mitarbeitende an der WMS-Auswahl beteiligt?
• Wurden Referenzen aus unterschiedlichen Branchen geprüft?
• Lassen sich die wichtigsten Anforderungen bereits im Standard des Systems abbilden?
• Hat der Anbieter Ihre Prozesse direkt im System demonstriert?
• Sind Skalierbarkeit, Releasefähigkeit und Erweiterbarkeit langfristig sichergestellt?

Ein Warehouse Management System sollte nicht nur die aktuellen Anforderungen erfüllen, sondern auch mit Ihrem Unternehmen wachsen können. 

Ein Beispiel dafür ist PROLAG World. Unser modulare Warehouse Management System verbindet einen hohen Standardisierungsgrad mit der Möglichkeit, individuelle Anforderungen abzubilden. So können Unternehmen zukunftssicher ihre Prozesse für eine effiziente Lagerverwaltung optimieren, ohne auf die Vorteile einer standardisierten Software zu verzichten.

Fazit: Die richtige WMS-Auswahl beginnt im eigenen Unternehmen

Die beste Software ist nicht zwangsläufig die mit dem größten Funktionsumfang, sondern die, die Ihre Prozesse im Standard zuverlässig unterstützt und sich nahtlos in Ihre IT-Landschaft integriert. Am Anfang einer erfolgreichen WMS-Auswahl stehen also der Abgleich mit den eigenen Prozessen und eine klare Definition der Anforderungen in Ihrem Unternehmen.

Wer außerdem Themen wie Individualität, Skalierbarkeit und Investitionssicherheit von Anfang an mitdenkt, schafft die Grundlage für eine zukunftsfähige Lagerlogistik. 

Sie möchten Ihre WMS-Auswahl strukturiert angehen oder prüfen, welches System zu Ihrer Lagerlogistik passt? Mit über 40 Jahren WMS-Erfahrung begleiten wir Sie von der Anforderungsanalyse über die Systemauswahl bis zur langfristigen Weiterentwicklung Ihrer Intralogistik. Vereinbaren Sie dafür jetzt Ihr kostenloses Beratungsgespräch!

FAQ - Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen WMS und LVS? 

Ein Lagerverwaltungssystem (LVS) konzentriert sich hauptsächlich auf die Bestandsverwaltung. Ein Warehouse Management System (WMS) geht deutlich weiter: Es steuert und optimiert sämtliche Lagerprozesse – vom Wareneingang über Kommissionierung und Nachschub bis zum Versand – und bindet weitere Systeme wie ERP oder Automatisierungstechnik ein. 

Wie lange dauert eine WMS-Auswahl? 

Je nach Unternehmensgröße und Komplexität dauert eine WMS-Auswahl meist zwischen drei und sechs Monaten. Der Prozess umfasst die Bedarfsanalyse, die Erstellung des Lastenhefts, die Bewertung verschiedener Anbieter, Systempräsentationen sowie Referenzbesuche und schließlich die finale Entscheidungsfindung. 

Was kostet ein Lagerverwaltungssystem? 

Die Kosten hängen unter anderem vom Funktionsumfang, der Anzahl der Nutzer, dem Betriebsmodell (Cloud oder On-Premise) sowie dem Integrationsaufwand ab. Neben den Lizenzkosten sollten Sie auch Projekt-, Schulungs-, Wartungs- und Betriebskosten in die Gesamtbetrachtung einbeziehen. 

Gibt es auch eine Lösung für kleinere Unternehmen? 

Ja. Nicht jedes Unternehmen benötigt ein Warehouse Management System mit sehr großem Funktionsumfang. Für kleinere Lager oder weniger komplexe Anforderungen stehen schlankere Lösungen wie PROLAG One zur Verfügung, die alle wichtigen Lagerprozesse digitalisieren und sich an bestehende IT-Strukturen anbinden lassen.